Evite ser invadido por correos electrónicos no leídos, recuperar el control, administrar el buzón de correo eficientemente. Enviamos millones de correos electrónicos al año, recibimos otros tantos y realmente ¿cuántos de esos correos son importantes?, muchos de ellos solo nos hacen perder el tiempo y desconcertarnos del trabajo o del sitio en el que estemos en ese momento.

En su buzón de correo electrónico, sólo correos electrónicos esenciales

Cualquier cosa que no sea importante y urgente no debe abrirse en su buzón. En general, a menudo se conservan demasiados mensajes. Hay que decidir qué mensajes recibirá. Hay que mantener el control absoluto sobre esto, eso es lo más importante.

¿Cómo hacer esto?

Aplique filtros automáticos (todos los buzones de entrada los tienen) para ciertos tipos de correos electrónicos. Al aplicar un filtro, puede almacenar automáticamente estos mensajes en una carpeta, una etiqueta específica, que podrá ver más adelante.

El objetivo es despejar la bandeja de entrada tanto como sea posible

Una vez que haya creado los filtros y haya decidido lo que realmente recibirá en su bandeja de entrada, tendrá que procesar todos sus correos electrónicos «urgentes e importantes» dentro del día. Tan pronto como el correo electrónico es procesado, se debe borrar o archivar.

Para administrar mejor el  tiempo, los servicios de marketing por email son excepcionales. Recibes un correo electrónico el viernes por la noche, pero sabe que no lo contestaras hasta el lunes: con este servicio, coloca el correo electrónico fuera de su bandeja de entrada, y volverá a aparecer el lunes.

Hacer buen uso de nuestro correo electrónico

Evite trabajar con buzones de correo abiertos

  • El correo electrónico no está pensado para ser leído al instante, aunque todos lo utilizamos como si fuera una llamada de teléfono, y solemos contestar al momento.
  • Comprobar los correos electrónicos a horas fijas o cada vez que termine una tarea antes de comenzar otra, esto evita que nos distraigamos de nuestras funciones.
  • Evitar pensar que todo lo que sucede por correo electrónico es urgente y prioritario.
  • El correo electrónico recibido puede incluir una tarea a realizar, a incluir en su lista de tareas y a priorizar según su grado de urgencia e importancia (relativa a su calendario pero también a su misión en la empresa).
  • Aquí hay otra buena manera de invadir los buzones de correo; esta función «responder a todos» debería reservarse para casos específicos en los que todos los interlocutores puedan estar interesados en la respuesta.
  • Asigne una prioridad de procesamiento a cada correo electrónico al principio del día.

Al llegar a la oficina, cada uno abre su buzón de correo electrónico y descubre su correo; se recomienda dedicar sólo 10 minutos como máximo en esta primera tarea del día y asignar, durante este tiempo de lectura, una prioridad de procesamiento a cada correo electrónico recibido.

Algunos podrán ser atendidos muy rápidamente con una respuesta breve, otros requerirán más tiempo y serán integrados útilmente en la lista de tareas. Recomiendo usar la función «tareas» del buzón de correo y adjuntar a la tarea, el correo electrónico que contiene el trabajo a realizar.

Otros finalmente estarán allí para información y pueden ser archivados en subcarpetas de la bandeja de entrada. Después de eso, el buzón se vacía. Se repite cada vez que se consulta el buzón electrónico (4 a 6 veces al día).

Si necesitas al final del día mandar un gran número de correos electrónicos una plataforma de mailing marketing es ideal, vas introduciendo los datos durante las tareas diarias, y con solo apretar un botón todos los destinatarios recibirán tu correo.

Además que estas plataformas te dicen quien lo ha recibido, quien lo ha abierto o si te has confundido al introducir  algún destinatario.